Compliance Leitfaden

Ansprechpartner:

Gerhard Della, Compliance-Koordinator
G.Della@propertyexpert.de
Februar 2019

 

Präambel

  1. Allgemeine Grundsätze.
  2. Nichtdiskriminierung.
  3. Vertrauliche Informationen.
  4. Datenschutz.
  5. Einhaltung des Kartellrechts.
  6. Externe Kommunikation.
  7. Keine Bestechung oder Korruption.
  8. Annahme von Geschenken, Einladungen und anderen Vergünstigungen.
  9. Gewährung von Geschenken und anderen Vergünstigungen / Einladungen.
  10. Besondere Regelungen im Umgang mit Amtsträgern.
  11. Verträge mit Geschäftspartnern.
  12. Potentielle Konflikte zwischen privaten und beruflichen Interessen der Mitarbeiter.
  13. Politische und gemeinnützige Spenden / Sponsoring.
  14. Schutz der Vermögenswerte von PropertyExpert.
  15. Umsetzung / Compliance-Stelle.

 

Präambel

  • Die strikte Befolgung von Recht und Gesetz ist unverzichtbarer Bestandteil unserer Unternehmenskultur. Unser Compliance-Leitfaden ist daher ein wesentliches Element unserer Unternehmensführung und hilft uns sicherzustel­len, dass die gesetzlichen Regelungen eingehalten und gleichzeitig unsere unternehmensinternen Richtlinien und ethischen Standards, denen wir uns verpflichtet fühlen, umgesetzt werden. Wir leben vom Vertrauen unserer Kunden, unserer Mitarbeiter und Lieferanten und auch der Öffentlichkeit in unsere Fachkompetenz und Integrität; Dies gilt es zu erhalten. Es muss alles unterlassen werden, was nicht gesetzeskonform ist bzw. gegen den PE-Verhaltenskodex verstößt und die Reputation von PE beschädigen könnte.
  • Der Verhaltenskodex formuliert im Rahmen des Arbeitsverhältnisses die wesentlichen Regeln und Grundsätze für ein rechtlich korrektes und verantwortungsbewusstes Verhalten der Mitarbeiter/innen und spiegelt so die Wertvorstel­lungen wider, die für PE verbindlich sind.

 

  1. Allgemeine Grundsätze
  • Die Mitarbeiter müssen alle in ihrem Arbeitsumfeld einschlägigen Gesetze und Vorschriften sowie die internen Anweisungen und Richtlinien von PE beachten. Der jeweilige Vorgesetzte stellt sicher, dass die Mitarbeiter mit dem wesentlichen Inhalt dieser Vorgaben vertraut sind.
  • Die Mitarbeiter sind gehalten, sich in ihrem Arbeitsumfeld redlich und fair, mit Anstand und Integrität zu verhalten. Jeder Mitarbeiter ist verpflichtet, das Ansehen von PE zu wahren.
  • Ein Verstoß gegen den Leitfaden kann eine Verletzung der arbeitsvertraglichen Pflichten darstellen und deshalb arbeits- und zivilrechtliche Konsequenzen zur Folge haben. Ferner können auch empfindliche strafrechtliche Sanktionen drohen, wenn die Verletzung der im Leitfaden aufgeführten Verhaltensregeln zugleich einen Straftatbe­stand darstellt.

 

  1. Nichtdiskriminierung

PE erwartet von seinen Mitarbeitern, dass sie die persönliche Würde, die Privatsphäre und die Persönlichkeitsrechte jedes Einzelnen achten. Benachteiligungen im Arbeitsumfeld aus Gründen der Rasse oder wegen der ethnischen Her­kunft, des Geschlechts, der Religion oder Weltanschauung, einer Behinderung, des Alters oder der sexuellen Identität werden nicht toleriert.

Respekt und Toleranz im Umgang miteinander sind unverzichtbare Teile der Zusammenarbeit und eines guten Arbeits­klimas. PE wird deshalb das Diskriminieren oder Schikanieren von Mitarbeitern durch Kollegen oder Vorgesetzte nicht dulden. Vielmehr wird PE stets konsequent die geeigneten Maßnahmen ergreifen, um eine tolerante und respektvolle Zusammenarbeit zu gewährleisten.

 

  1. Vertrauliche Informationen

Die Mitarbeiter sind zur Verschwiegenheit bei allen internen vertraulichen Angelegenheiten verpflichtet. Vertraulich sind all diejenigen Informationen, die als solche gekennzeichnet sind oder von denen der Mitarbeiter weiß oder wissen muss, dass sie nicht öffentlich bekannt sind und auch nicht bekannt gemacht werden sollen wie z. B. Geschäfts- und Betriebs­geheimnisse. In Zweifelsfällen ist immer davon auszugehen, dass Informationen nicht weitergegeben werden dürfen. Soll in einem solchen Fall ausnahmsweise dennoch eine Weitergabe erfolgen, entscheidet das für den betreffenden Geschäftsbereich zuständige Mitglied der Geschäftsführung über das weitere Vorgehen.

 

  1. Datenschutz
  • Die Wahrung des Datenschutzes ist eine wichtige Basis für vertrauensvolle Geschäftsbeziehungen und unsere Reputation als attraktiver Arbeitgeber. Wir haben ein Datenschutzmanagementsystem etabliert und gewährleisten so das von der Europäischen Datenschutzleitlinie und den nationalen Gesetzen verlangte angemessene Datenschutz­niveau. Der Datenschutz ist damit ein integraler Bestandteil unserer Geschäftsprozesse.
    Um dies zu dokumentieren, hat der TÜV Rheinland die PropertyExpert GmbH als Dienstleister mit geprüftem Daten­schutzmanagement zertifiziert.
  • Die Mitarbeiter sind verpflichtet, die datenschutzrechtlichen Bestimmungen einzuhalten und insbesondere aktiv dazu beizutragen, dass personenbezogene Daten zuverlässig gegen unberechtigte Zugriffe gesichert werden. Personenbe­zogene Daten dürfen nur erhoben, verarbeitet und genutzt werden, soweit dies für einen genau definierten Zweck zur rechtmäßigen Aufgabenerfüllung erforderlich ist. Die Vorgesetzten tragen für ihren jeweiligen Verantwortungs­bereich Sorge, dass jährlich eine Datenschutzbelehrung durchgeführt wird. Der Datenschutzbeauftragte dokumentiert dies.
  • Sämtliche Kontakte mit den Datenschutzbehörden haben über den Bereich Datenschutz zu erfolgen.
  • Sobald Anhaltspunkte für einen Datenschutzverstoß vorliegen, ist unverzüglich ein Mitglied der Geschäftsführung, der Datenschutzbeauftragte sowie der Compliance-Koordinator zu informieren. Alle weiteren Schritte sind mit der Geschäftsführung und dem Datenschutzbeauftragten abzustimmen und zu koordinieren.

 

  1. Einhaltung des Kartellrechts

Fairer und freier Wettbewerb ist für PE von grundlegender Bedeutung. PE bekennt sich daher zur konsequenten Einhaltung des nationalen und europäischen Kartellrechts. PE arbeitet ausschließlich im Einklang mit diesen Vorschriften.

 

  1. Externe Kommunikation
  • Stellungnahmen gegenüber den Medien sowie die sonstige Kommunikation mit den Medien erfolgen ausschließlich durch oder in Abstimmung mit der unternehmensinternen Kommunikation.
  • Alle Verlautbarungen von PE müssen wahrheitsgemäß, verständlich, zeitnah und korrekt sein. PE achtet die professi­onelle Unabhängigkeit von Journalisten und Medien. Honoriert werden lediglich die Veröffentlichungen redaktioneller Beiträge in eigenen Medien von PE oder solcher, die eindeutig und transparent als von PE unterstützt zu erkennen sind. Im Übrigen gelten die Vorgaben in Ziffer 8 zu Geschenken und Einladungen etc. auch gegenüber Journalisten.
  • PE macht Äußerungen, die von seinen Mitarbeitern im Rahmen ihrer Tätigkeit für PE in Social Media, in Foren oder Bewertungsportalen erscheinen, als Unternehmensäußerungen deutlich.

 

  1. Keine Bestechung oder Korruption

PE toleriert keinerlei Form von Bestechung oder Korruption.

Insbesondere im Rahmen unserer Belegbearbeitung sind jegliche Entscheidungen stets objektiv zu treffen. „Gefälligkeits­entscheidungen“ dürfen zu keiner Zeit und unter keinen Umständen getroffen werden.

Die nachfolgenden Ziffern enthalten Verhaltensregelungen, die helfen sollen, bereits den Anschein einer Unredlichkeit zu vermeiden. Diese Verhaltensregeln sind bei der täglichen Arbeit einzuhalten.

 

  1. Annahme von Geschenken, Einladungen und anderen Vergünstigungen

Die Annahme von Geschenken und anderen Vergünstigungen sowie die Teilnahme an Geschäftsessen und Veranstaltungen müssen im Einklang mit dem PE-Verhaltenskodex bzw. unternehmensinternen Richtlinien stehen. Hierzu gilt:

  1. a) Geschenke oder andere Vergünstigungen dürfen nur angenommen werden, wenn ihr Wert unter einer Orientierungs­größe von 40 Euro liegt.

Können Geschenke und andere Vergünstigungen mit einem höheren Wert als 40 Euro im Hinblick auf die Geschäftsbe­ziehungen nicht abgelehnt werden oder ist die Ablehnung nicht opportun, so ist dies der Geschäftsführung unverzüglich anzuzeigen. Diese entscheidet über die Verwendung. Die Annahme von Geldgeschenken ist in keinem Fall zulässig und damit auch nicht genehmigungsfähig.

  1. b) Einladungen zu Geschäftsessen dürfen grundsätzlich angenommen werden, soweit sie den Rahmen der Sozial Adä­quanz nicht übersteigen.

Maßgeblich für diese Bewertung sind die Stellung und die Lebensumstände des Eingeladenen und der Wert des Vorteils. Insbesondere bei Einladungen von Kunden, Dienstleistern/Subunternehmen, Handwerkern oder – organisationen. Sach­verständigen, IT-Unternehmen, Hotels etc., die mit PE in geschäftlichen Kontakt treten oder den Kontakt intensivieren wollen, ist darauf zu achten, dass der Rahmen des sozial Üblichen nicht überschritten wird.

  1. c) Einladungen zu Veranstaltungen ohne dienstlichen Charakter oder Fachbezug (reine Unterhaltungsveranstaltungen wie beispielsweise Konzert-, Theater-, Sportveranstaltungen) dürfen grundsätzlich nicht angenommen werden.

Können Einladungen zu Unterhaltungsveranstaltungen im Hinblick auf die Geschäftsbeziehungen nicht abgelehnt werden oder ist die Ablehnung nicht opportun, so ist dies der Geschäftsführung unverzüglich anzuzeigen. Diese entscheidet über die weitere Vorgehensweise.

  1. d) Berufliche und private Anlässe dürfen nicht gezielt miteinander vermischt werden. Grundsätzlich sollte darauf verzichtet werden, Begleitpersonen zu geschäftlichen Veranstaltungen mitzunehmen. Ausnahmen bedürfen der Zustim­mung der Geschäftsführung.

 

  1. Gewährung von Geschenken und anderen Vergünstigungen / Einladungen

Die Gewährung von Geschenken und anderen Vergünstigungen sowie Einladungen zu Unterhaltungsveranstaltungen und allgemeinen gesellschaftlichen Anlässen können unter Umständen die professionelle Unabhängigkeit der Beteiligten in Frage stellen. Daher regelt diese Ziffer 10 allgemeine Grundsätze und steuerliche Vorgaben, die immer bei der Gewäh­rung von Geschenken, Einladungen etc. zu beachten sind. Für Amtsträger sind zusätzlich die Regeln in Ziffer 10 einzuhalten, da für diesen Personenkreis besonders strenge Vorgaben gelten.

 

(1) Allgemeine Grundsätze

  1. a) Geschenke sind grundsätzlich kein legitimes Mittel der Zusammenarbeit.

Geschenke sind daher nur bei außerordentlichen Ereignissen erlaubt und müssen sozialadäquat sein. Geschenke bedürfen zudem der vorherigen Zustimmung der Geschäftsführung. Bargeldgeschenke sind in keinem Fall zulässig.

  1. b) Einladungen müssen sich in einem angemessenen und sozialadäquaten Rahmen halten. Sie dürfen nicht darauf abzielen, die Entscheidungsfreiheit des Empfängers zu beeinflussen.
  2. c) Einladungen zu Unterhaltungsveranstaltungen und allgemeinen gesellschaftlichen Anlässen erfolgen in der Regel nicht, da sie grundsätzlich kein legitimes Mittel der Zusammenarbeit sind. Ausnahmen bedürfen der vorherigen Zustimmung der Geschäftsführung.
  3. d) Begleitpersonen dürfen grundsätzlich nicht zu geschäftlichen Veranstaltungen eingeladen werden. Private und geschäftliche Anlässe dürfen nicht gezielt miteinander vermischt werden.
  4. e) Transparenz: Einladungen zu geschäftlichen Veranstaltungen müssen transparent sein. Entsprechende Einladungen sind deshalb ausschließlich an die Geschäftsadresse des Empfängers zu richten. In der Einladung zu geschäftlichen Veranstaltungen sollte auch über die Art der Bewirtung und ein mögliches Begleitprogramm informiert werden.
  5. f) Honorare für Redebeiträge, Gutachten, Veröffentlichungen oder vergleichbare Leistungen sowie die entsprechenden Kostenerstattungen müssen angemessen sein und dürfen nicht außer Verhältnis zu der erbrachten Leistung stehen.

 

(2) Geschenke und andere Vergünstigungen von Seiten PE können bei den Empfängern der Einkommenssteuer unterliegen. Daher sollte bereits bei der Planung darauf geachtet werden, dass die Handhabung von Geschenken und anderen Vergünstigungen im Einklang mit der örtlichen Steuergesetzgebung und den Vorschriften der Finanzverwaltung steht. Dazu ist die Finanzbuchhaltung vorab einzubinden.

  1. Besondere Regelungen im Umgang mit Amtsträgern

Amtsträger sind Vertreter öffentlicher Institutionen, Beamte und Angestellte des öffentlichen Dienstes sowie sonstige Personen, die kraft Bestellung Aufgaben der öffentlichen Verwaltung wahrnehmen. Zudem zählen hierzu im Sinne dieser Richtlinie auch europäische Amtsträger wie z. B. Mitglieder der EU-Kommission und Beamte oder sonstige Bedienstete der Europäischen Union.

Amtsträger sind dem Allgemeinwohl verpflichtet. Sie dürfen daher weder direkt noch indirekt über Dritte Geschenke, Zuwendungen oder Einladungen zu Veranstaltungen erhalten, die ihre Unabhängigkeit in Frage stellen könnten.

Neben Ziffer 11 sind daher folgende besondere Regelungen bei Amtsträgern einzuhalten:

  1. a) Geschenke an Amtsträger sind grundsätzlich unzulässig. Etwas anderes gilt nur ausnahmsweise für geringfügige Aufmerksamkeiten, wenn diese den allgemeinen Regeln des gesellschaftlichen Umgangs entsprechen und die Compli­ance-Stelle deren Zulässigkeit geprüft hat. Entsprechende Zuwendungen bedürfen zudem der vorherigen Zustimmung der Geschäftsführung.
  2. b) Bewirtungen aus Anlass oder bei Gelegenheit geschäftlicher Handlungen entsprechen der Höflichkeit des Gastgebers. Sie sind zulässig, wenn sie den Rahmen des nach Anlass und Status der Beteiligten Üblichen und Angemessenen nicht überschreiten, wobei ein strenger Maßstab anzulegen ist.
  3. c) Einladungen von Amtsträgern zu reinen Unterhaltungsveranstaltungen ohne geschäftlichen Charakter oder Fachbezug (z. B. Konzert-, Theater- und Sportveranstaltungen) sind unzulässig.
  4. d) Bei allen anderen Einladungen von Amtsträgern zu PE-Veranstaltungen hat vorab eine Prüfung durch die Compliance-Stelle zu erfolgen.
  5. e) Honorare für Vorträge von Amtsträgern bedürfen der vorherigen Zustimmung der Geschäftsführung. Die Zahlung ist nur dann genehmigungsfähig, wenn sie im Einklang mit den maßgeblichen Dienstvorschriften des Amtsträgers steht und eine konkrete Genehmigung des Dienstherrn hierzu vorliegt.
  6. f) Beraterverträge mit Amtsträgern sind unzulässig. Eine Ausnahme besteht nur, wenn für die konkret vorgenommene Dienstleistung des Amtsträgers eine Genehmigung seines Dienstherrn vorliegt und die Vergütung in einem angemessenen Verhältnis zur erbrachten Leistung steht.

Entsprechende Verträge sind der Geschäftsführung vorab zur Zustimmung vorzulegen.

 

  1. g) Reise- und Übernachtungskosten dürfen von PE nur übernommen werden, wenn sie dem gewöhnlichen Lebenszuschnitt des Amtsträgers entsprechen und die Übernahme durch den Dienstvorgesetzten des Amtsträgers genehmigt worden ist. Geringfügige Dienstleistungen, welche die Durchführung eines Geschäftes erleichtern oder beschleunigen (z. B. Abholung mit eigenem Wagen vom Flughafen), entsprechen indes der gesellschaftlichen Höflichkeit und sind zulässig.

 

  1. Verträge mit Geschäftspartnern

Der Abschluss von Verträgen und die Vergabe von Aufträgen für PE haben ausschließlich unter wettbewerbsorientierten Gesichtspunkten zu erfolgen. Der Vertragsabschluss muss transparent, sachlich begründet und objektiv nachvollziehbar sein. Das hierfür geltende interne Vier-Augen-Prinzip ist zu beachten.

 

  1. Potentielle Konflikte zwischen privaten und beruflichen Interessen der Mitarbeiter

Zur Vermeidung von Konflikten zwischen privaten und beruflichen Interessen der Mitarbeiter ist Folgendes zu beachten:

  • Ist ein Mitarbeiter oder dessen Familienangehörige (Ehegatten, eingetragene Lebenspartnerschaften, Kinder oder andere Verwandte, die in demselben Haushalt wie die Mitarbeiter leben) an einem potentiellen Geschäftspartner von PE wirtschaftlich beteiligt, darf der Abschluss des Geschäfts nur nach vorheriger Zustimmung der Geschäftsführung erfolgen.
  • Die Mitarbeiter dürfen keine Nebentätigkeiten ausüben, die zu einem Konflikt mit berechtigten Interessen von PE führen können. Bestehen Zweifel, ob es zu einer Interessenkollision kommen kann, ist die beabsichtigte Nebentätig­keit der Geschäftsführung anzuzeigen. PE behält sich das Recht vor, Nebentätigkeiten, die zu einem Konflikt mit berechtigten PE-Interessen führen können, zu untersagen. Hat ein Mitarbeiter eine Nebentätigkeit aufgenommen, obwohl er wusste oder hätte wissen müssen, dass dies zu einem Konflikt mit berechtigten Interessen von PE führen kann, so kann dies zu arbeitsrechtlichen Maßnahmen führen. Arbeitsvertragliche Regelungen gehen vor.

 

  1. Politische und gemeinnützige Spenden / Sponsoring

Sämtliche Mitgliedschaften, Projektförderungen, Spenden und Sponsoring Maßnahmen von PE obliegen ausschließlich der Entscheidung der Geschäftsführung und werden transparent erfasst.

 

  1. Schutz der Vermögenswerte von PE
  • Zu den Vermögenswerten von PE gehören nicht nur Sachwerte / Eigentum, sondern auch immaterielle Güter (geisti­ges Eigentum einschl. Softwareprodukte).
  • Jeder Mitarbeiter ist für den Schutz dieser Unternehmenswerte verantwortlich. Die Unternehmenswerte dürfen nur für zulässige Geschäftszwecke, keineswegs für rechtswidrige Zwecke benutzt werden. Bei der Nutzung von Betriebs­mitteln und Ressourcen des Unternehmens (u. a. Telefon, Computer, Internet und sonstige Informationstechnologie) sind die internen Richtlinien zu beachten; eine Nutzung zu privaten Zwecken ist nur zulässig, soweit die genannten Richtlinien dies erlauben.
  • Dem Schutz der Unternehmenswerte und schließlich auch der Vermeidung einer haftungsrechtlichen Inanspruch­nahme dienen die gesetzlichen und internen Sicherheitsbestimmungen sowie Betriebsvereinbarungen (u. a. zur Arbeitssicherheit, Richtlinien zur Informationssicherheit und Datenschutz) und individuellen arbeitsvertraglichen Vereinbarungen, die von jedem Mitarbeiter zu beachten sind.

 

  1. Umsetzung / Compliance-Stelle
  • PE hat einen Compliance-Koordinator.
  • Jeder Mitarbeiter ist für die Einhaltung der in diesem Kodex festgehaltenen Verhaltensregeln selbst verantwortlich. Der jeweilige Vorgesetzte sorgt dafür, dass die Mitarbeiter mit dem Inhalt des Kodex vertraut sind und die für sie geltenden Regeln und Verhaltensgrundsätze beachten; durch ihr eigenes Verhalten geben sie den Mitarbeitern ein Vorbild. Umgekehrt sollten sich die Mitarbeiter an ihre Vorgesetzten wenden, wenn sie Zweifel bei der Anwendung dieser Kodex-Regeln haben. Im Übrigen steht der Compliance-Koordinator als Ansprechpartner zur Verfügung, um Fragen im Zusammenhang mit dem Kodex zu beantworten.

 

Langenfeld, den 28.02.2019

 

 

Verhaltenskodex (Kurzversion)

PropertyExpert hat sich dem Null-Toleranz-Prinzip in Hinsicht auf Diskriminierung, Insidergeschäften, unzureichendem Datenschutz, Kartellrechtsverstößen und Korruption verpflichtet. Wir halten uns uneingeschränkt an internationale bis regionale Rechtsnormen und wahren effiziente und solide Systeme, Verfahren und Kontrollen.

Der PE Compliance-Leitfaden untersagt insbesondere das Anbieten, Akzeptieren, Zahlen oder Autorisieren von Bestechungsgeldern oder jegliche Art von Korruption.

PE fordert in jeder Hinsicht Transparenz und Integrität in allen Geschäftsangelegenheiten, um unangemessene Vorteile oder den Anschein eines fragwürdigen Verhaltens durch Mitarbeiter oder Dritte, mit denen wir Geschäftsbeziehungen unterhalten, zu vermeiden.

Alle PE-Mitarbeiter werden regelmäßig geschult, um die Einhaltung dieser Vorschriften sicherzustellen. Sie erhalten praktische Beratung für Entscheidungen und die Vermeidung potentieller Interessenkonflikte, wie das Annehmen von Geschenken und Einladungen von Geschäftspartnern.